5 Errores más comunes al escoger un ERP
El software de gestión es una herramienta fundamental para pequeñas, medianas y grandes empresas y por eso es crucial saber escoger el adecuado.
1.- Escoger un software demasiado simple o demasiado complejo
El ERP que escojamos, debe ser lo más intuitivo posible y sencillo de manejar, pero es importante no confundir la facilidad de uso con la simplicidad; el software adecuado, debe reunir las presentaciones y utilidades que cubran nuestras necesidades.
Un software demasiado simple que no cubra todas tus necesidades, no cumplirá su función de automatizar y simplificar al máximo tus operaciones. Por el contrario un software demasiado complejo lo único que va a hacer es entorpecer nuestro día a día y dificultar la implementación y el aprendizaje.
Por eso es importante familiarizarse un poco con la interfaz del ERP antes de decidirte por uno para asegurarte de que cumple con las necesidades de tu empresa.
2.- Escoger un software obsoleto o que no se actualice.
Otro error común es no pensar en el futuro, al implementar un nuevo software de gestión lo más habitual es trabajar con él el mayor tiempo posible. Por eso es importante asegurarse que el software se irá actualizando con el paso del tiempo para contemplar cambios en la normativa, ley, etc.
Si nos decidimos por un software anticuado o uno al que dejarán de dar soporte, nos arriesgamos a tener que cambiar de programa antes de lo deseado; lo que genera una nueva inversión para actualizarse con las características que necesitas.
Te recomendamos que te inclines por programas con el que tengas seguridad al por mayor de que podrás trabajar con él durante años.
3. Guiarse únicamente por el precio para tomar una decisión.
Un error frecuente, es guiarse únicamente por el precio para tomar una decisión sobre tu software de gestión. Un software de gestión, es una herramienta con la que vamos a manejar información vital para la empresa, para muchos trabajadores y departamentos es su herramienta diaria, por eso incidencia, puede suponer importantes perdidas de tiempo y por tanto de dinero, por eso, te aconsejamos que valores también otros valores como servicio de soporte técnico, o la frecuencia con la que se actualiza el programa, o si se trabaje en la nube o si es fiable.
Además, es importante valorar qué prestaciones va a incluir el software y cuánto tiempo de trabajo puede ahorrarte. No lo veas como un gasto, si una inversión que te ayudará a hacer un mejor uso de tu tiempo y de tus recursos.
4. Descuidar la implantación y aprendizaje del programa.
Muchas empresas hacen un trabajo excelente a la hora de seleccionar el programa de gestión perfecto para su negocio. Pero el trabajo no acaba ahí, y es cuando se produce un error muy común, que es no darle la importancia que se merece a la implantación y el aprendizaje y pensar que la implantación del nuevo programa es cosa de días.
La implantación de un nuevo software de gestión puede suponer un cambio radical a la forma de trabajar de las empresas, especialmente aquellas que nunca han trabajado con uno. Por parte de la empresa es necesario esforzarse al momento de hacer la implantación y el aprendizaje del nuevo sistema, además de dar plazos al proveedor para que nos personalice las plantillas de presupuesto, factura, importación de datos, personalización del programa, etc.
Muchas empresas comienzan a trabajar el nuevo software algunos meses de la mano con el programa anterior para que la transición no sea tan brusca.
5. Ceder a las exigencias injustificadas de trabajadores.
Otro error habitual, es ceder a las exigencias de un empleado que no quiere hacer el esfuerzo de adaptarse a un nuevo sistema de gestión o que tiene miedo a ser reemplazado.
A veces las empresas se acostumbran a gestionar la empresa de una manera concreta que no siempre resulta ser la más óptima o eficiente, es común que haya resistencia por parte de estas personas al cambio porque no quieren hacer el esfuerzo de aprender un nuevo programa o porque temen que el nuevo programa les facilite tanto su tarea que dejen de ser tan imprescindibles para la empresa.
El papel de la empresa es tranquilizar al empleado y hacerle ver que precisamente el papel de ese nuevo programa es facilitarle su tarea para dejarle tiempo para realizar tareas más rentables para la empresa.